8.2. 退職者引き継ぎ機能

　退職者引き継ぎ機能は、ユーザーを削除するときに、そのユーザーが持っていたフォルダの所有者権限と個人フォルダを、別のユーザー（引き継ぎ先）へ引き継ぐ機能です。

　退職や異動でユーザーを削除すると、そのユーザーだけが所有者になっていたフォルダや議事録は、アクセス権を変更できる人がいなくなります。また、そのユーザーの個人フォルダに保存されていたファイルにも、誰もアクセスできなくなります。これを防ぐため、ibisWorksではユーザーを削除するときに必ず引き継ぎ先を1人指定します。引き継がずにユーザーを削除することはできません。

＜ユーザーを組織から外す3つの方法＞

　ユーザーを外す方法は3つあり、引き継ぎを行うタイミングが異なります。

方法	操作する画面	引き継ぎを行うタイミング	ibisAccountのアカウント
ibisWorksでユーザーを削除	ibisWorksのユーザー編集画面の「削除」ボタン	削除の操作の中で引き継ぎ先を選び、その場で引き継ぎます。	組織に残ります。ユーザー一覧画面の未契約一覧タブに表示されます。
ibisAccountでアカウントを削除	ibisAccountのユーザ編集画面の「削除」ボタン	後から管理者がダッシュボード画面の引き継ぎタスクで引き継ぎます。	アカウントそのものが削除されます。
ibisAccountでユーザーを除名	ibisAccountのユーザ編集画面の「除名」ボタン	後から管理者がダッシュボード画面の引き継ぎタスクで引き継ぎます。	組織から外れ、個人のアカウントになり、組織管理下ではなくなります。

ibisWorksでユーザーを削除しても、ibisAccountの組織にはアカウントが残ります。組織から完全に外すときは、続けてibisAccountで除名または削除をしてください。
ibisAccountでの除名と削除は、ibisWorksでは同じ扱いになります。どちらの場合も引き継ぎタスクが作られます。
どの順で操作しても引き継ぎはできます。ibisWorksで先に削除すると、その場で引き継ぎまで完了します。

＜ibisWorksでユーザーを削除して引き継ぐ＞

　起動方法： 左メニュー＞システム管理者＞ユーザー一覧＞削除するユーザーの行
　権限： ユーザー管理の編集権限が必要です。

ユーザー一覧画面のユーザー一覧タブで、削除するユーザーの行をクリックします。ユーザー編集画面が開きます。
「削除」ボタンをクリックします。
「引き継ぎ先選択」画面が開きます。引き継ぎ先のユーザーを1人選び、「削除」ボタンをクリックします。
「（氏名）を削除します。よろしいですか？」と確認されるので、「ユーザ削除」ボタンをクリックします。
ユーザーが削除され、所有者権限と個人フォルダが引き継ぎ先へ移ります。

引き継ぎ先に選べるのは、ユーザー一覧タブにいるユーザー（削除するユーザー本人を除く）です。グループは引き継ぎ先に選べません。
ログインしている自分自身は削除できません。自分自身のユーザー編集画面には「削除」ボタンが表示されません。
ユーザーを削除すると、組織に付与されるAIクレジットが1人分減ります。そのため、当月のAIクレジットの利用量が削除後の付与量を超えるときは、次のようになります。
- 決済情報を入力していない場合は、「変更によってAIクレジットの追加利用料が発生するため変更できません。決済情報を入力してください。」と表示され、削除できません。「決済情報入力」ボタンから決済情報を入力してください。
- 決済情報を入力している場合は、「月末にAIクレジットの追加課金が発生します。」と確認が表示されます。OKをクリックすると削除に進みます。

＜ibisAccountで除名・削除したユーザーを引き継ぐ＞

　起動方法： 左メニュー＞システム管理者＞ダッシュボード＞ ①タスク
　権限： ユーザー管理の編集権限が必要です。引き継ぎタスクは、この権限を持つユーザーのダッシュボード画面にだけ表示されます。

ibisAccountでユーザーを除名または削除すると、ibisWorksのダッシュボード画面のタスクに「（氏名）ユーザの削除に対する引き継ぎ処理」が追加されます。
タスクの行をクリックします。
「引き継ぎ先選択」画面が開きます。以降は、ibisWorksでユーザーを削除するときの手順3～4と同じです。
引き継ぎが終わるとタスクは消え、そのユーザーはユーザー一覧画面からも消えます。

　引き継ぎタスクを処理するまでの間、対象のユーザーは次の状態になります。

ibisWorksにはログインできません。
ユーザー一覧画面のユーザー一覧タブには残り、ログインロックを表す赤マークが付きます。行をクリックしてもユーザー編集画面は開かず、「アカウントが存在していません。ダッシュボードからTODOタスクを確認してください。」と表示されます。
フォルダのアクセス権、グループ所属、編集中ロックはそのまま残ります。
ユーザー数ライセンスのプランの場合は、ibisWorksの課金対象のままです。 利用料の日割り減額は、引き継ぎタスクを処理した日から計算されます。ユーザーを除名・削除したら、速やかに引き継ぎタスクを処理してください。

＜引き継ぎの仕様＞

　削除したユーザー（以下、退職者）のデータとアクセス権は、次のように扱われます。

対象	削除後の扱い
退職者が所有者のフォルダ（ゴミ箱内のフォルダを含む）	所有者権限が引き継ぎ先へ移ります。引き継ぎ先がすでに所有者のフォルダは、そのまま変わりません。
退職者が編集権限を持つ議事録	編集権限が引き継ぎ先へ移ります。引き継ぎ先がすでに編集権限を持つ議事録は、そのまま変わりません。
退職者の個人フォルダ	引き継ぎ先の個人フォルダの直下へ、フォルダごと移動します。フォルダ名は「メンバーコード氏名」になります（メンバーコードを使わない組織では「氏名」）。同じ名前のフォルダがあるときは「氏名(2)」のように番号が付きます。
退職者の読み書き権限・読み取り権限	削除されます。引き継ぎ先には引き継がれません。議事録の閲覧権限も同じです。
グループに設定したアクセス権	変わりません。退職者はグループから外れるので、グループ経由のアクセス権はなくなります。
退職者のグループ所属・ピン留め・個人設定	削除されます。
退職者の編集中ロック	解除されます。
監査ログ	削除されずに残ります。

退職者が読み書き権限・読み取り権限だけを持っていたフォルダや、閲覧権限だけを持っていた議事録に、引き継ぎ先がアクセスする必要があるときは、フォルダの所有者や議事録の編集権限を持つユーザーに、引き継ぎ先のアクセス権を追加してもらってください。
削除したユーザーを、ユーザー一覧画面の未契約一覧タブから追加し直すことはできます。ただし、引き継いだ所有者権限と個人フォルダは元に戻りません。追加し直したユーザーには、新しい空の個人フォルダが作られます。

＜監査ログ＞

　監査ログを記録するプランでは、引き継ぎに関する操作が次の操作タイプで記録されます。

操作タイプ	記録されるとき
ユーザ削除	ibisWorksでユーザーを削除したとき。ダッシュボードの引き継ぎタスクから削除したときも記録されます。
TODOタスク追加	ibisAccountでの除名・削除により、引き継ぎタスクが追加されたとき
TODOタスク削除	引き継ぎタスクを処理したとき。メッセージに引き継ぎ先が記録されます。

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